Hållbarhet
Sofia Polhem, Legal Counsel and Compliance Officer på Coor, vill att compliance-funktionen ska ha hög synlighet i organisationen. Ju mer man i koncernen vet om regelefterlevnad, desto mindre är risken att företagets medarbetare går över gränsen för vad som är acceptabelt.
Vi har strukturerat om vårt interna ramverk med policyer och riktlinjer så att det blir lättare för medarbetare och chefer att hitta det de behöver. Vi har sedan ett par år en uppskattad spelbaserad utbildning kring vår Code of Conduct, men den har visat sig inte fungera lika bra för alla medarbetare. Därför har vi tagit fram en videobaserad variant av utbildningen som riktar sig till våra servicemedarbetare. En förutsättning för att kunna göra rätt är att inte bara känna till och ha läst reglerna utan även ha förstått dem, därför lägger jag mycket av min tid på att identifiera och täppa till kunskapsluckor.
Coor anses av externa bedömare vara ett företag med låg riskexponering, bland annat då vi verkar i Norden, och den bedömningen delar vi internt. Men även om exempelvis risken för korruption är låg kan vi inte helt avfärda den. Därför är det viktigt för mig att synas i verksamheten och utbilda och påminna om det affärsetiska perspektivet och Coors regelverk. Ju mer jag syns, desto mer känd blir compliance-funktionen, vilket leder till en ökad medvetenhet och att fler kontaktar mig även proaktivt.
Vi har sedan många år en externt levererad visselblåsarportal som möjliggör full anonymitet och sekretess, där medarbetare, kunder och leverantörer kan rapportera misstänkta missförhållanden. Bedömer vi att ett ärende är ett visselblåsarärende utreder vi det skyndsamt. Vilka eventuella åtgärder vi vidtar beror på vad utredningen visar; det rör sig ofta om att justera interna processer, hålla ytterligare utbildningar kring centrala styrdokument och att få upp compliancefrågor på agendan ute i verksamheten.
En utmaning vi har är att nå alla våra medarbetare, som har olika förutsättningar när det gäller exempelvis språkförståelse och möjlighet att delta i utbildningar. Samtidigt ser vi att vårt arbete med att synliggöra compliance och skräddarsy utbildningar för olika målgrupper ökar deltagandet. Det har varit särskilt framgångsrikt inom chefsleden, där vi nästan har ett hundraprocentigt genomförande av vår Code of Conduct-utbildning. Vi utforskar också vad vi kan göra med AI när det gäller språk och översättningar.
Coor har ett beslutsfattande organ, Compliance Forum, som arbetar koncernövergripande och består av bland annat bolagets koncernchef, CFO, hållbarhetschef och compliance officer och som träffas 1–2 gånger per år.
Bolaget har också ett Compliance Network i varje land, som träffas regelbundet för att diskutera koncernövergripande och lokala compliance-frågor samt säkerställa implementering av Compliance Forums beslut i hela organisationen. Dessa nätverk består av representanter från landsorganisationerna, bland annat landschef, CFO och HR, samt koncernens compliance officer.
Compliance innebär att följa de regler som styr ett företags verksamhet. Det handlar både om att säkerställa att organisationen uppfyller externa krav, som exempelvis lagstiftning och branschregler, och interna krav, såsom policyer och etiska riktlinjer.
Ett effektivt compliance-arbete minskar risker för regelöverträdelser och stärker förtroendet hos kunder, investerare och andra intressenter.
